34 สถิติการประชุมที่ควรรู้ เพื่อบริหารเวลาให้ดีขึ้นในปี 2026
การประชุมกินเวลา เงิน และประสิทธิภาพการทำงานไปเท่าไหร่กันแน่?
ตั้งแต่การประชุมเดี่ยวสั้นๆ ออนไลน์ ไปจนถึงการวางแผนกลยุทธ์แบบพบหน้ากัน การประชุมคือสิ่งที่กำหนดการตัดสินใจและช่วยสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงาน แต่เคยสงสัยไหมว่าเวลา เงิน และประสิทธิภาพการทำงานเท่าไหร่ที่ถูกทุ่มลงไปกับการประชุมแต่ละครั้ง
เมื่อการทำงานทางไกลและแบบไฮบริดเติบโตขึ้น วิดีโอคอนเฟอเรนซ์จึงสำคัญยิ่งกว่าที่เคย โดยตลาดวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ทั่วโลกคาดว่าจะมีมูลค่าถึง 20,023.2 ล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2030 บทความนี้รวบรวมสถิติการประชุมทั้งหมด 34 ข้อจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เพื่อสะท้อนภาพผลกระทบของการสื่อสารแบบเรียลไทม์ต่อวันทำงานของเรา
1. สถิติการประชุมที่สำคัญ
การเข้าใจสถิติการประชุมพื้นฐานเป็นสิ่งสำคัญในการออกแบบการสื่อสารและการตัดสินใจในที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพ ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่าองค์กรต่างๆ นัดหมาย ดำเนินการ และมองการประชุมอย่างไรในแต่ละภูมิภาคและอุตสาหกรรม
- ผู้บริหาร 35% ระบุว่าใช้เวลาสามชั่วโมงขึ้นไปต่อวันกับการประชุมแบบพบหน้าและอีเมล เทียบกับพนักงานทั่วไปที่ใช้เวลาในสัดส่วนเดียวกันเพียง 12% (ประชุม) และ 29% (อีเมล)
- ตลาดวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ทั่วโลกสร้างรายได้กว่า 10,030 ล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023
- ความยาวเฉลี่ยของการประชุมเพิ่มขึ้น 10% ในช่วง 15 ปีที่ผ่านมา
- การประชุมส่วนใหญ่ถึง 94% ถูกกำหนดให้ยาวไม่เกินหนึ่งชั่วโมง
- พนักงาน 62% เข้าประชุมบ่อยครั้งโดยที่เป้าหมายของการประชุมไม่ได้ถูกระบุไว้ในคำเชิญ
- พนักงาน 54% มักออกจากที่ประชุมโดยไม่ชัดเจนว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร หรือใครรับผิดชอบงานใด
- ผู้บริหาร 46% รู้สึกว่าใช้เวลากับการประชุมออนไลน์มากกว่าที่ต้องการ เทียบกับพนักงานทั่วไปที่ 37%
- พนักงานที่สำรวจ 88% เชื่อว่าปฏิสัมพันธ์แบบต่อหน้าจำเป็นต่อการสร้างความสัมพันธ์ในที่ทำงานที่แน่นแฟ้นและยั่งยืนระหว่างเพื่อนร่วมงาน
2. สถิติการประชุมเสมือนจริง
การประชุมเสมือนยังคงเป็นส่วนสำคัญของที่ทำงานยุคใหม่ ตัวเลขเหล่านี้ช่วยให้เห็นภาพว่าการประชุมออนไลน์ส่งผลต่อประสิทธิภาพ การสื่อสาร และการมีส่วนร่วมของพนักงานในแต่ละช่วงวัยและสภาพแวดล้อมการทำงานอย่างไร
- ผู้บริหารเกือบ 75% จดบันทึกระหว่างการประชุมหรือแชร์บันทึกและ Action Item กับเพื่อนร่วมงานอย่างน้อยไม่กี่ครั้งต่อสัปดาห์
- คนทำงาน 68% เชื่อว่าการประชุมเสมือนสำคัญต่อความคืบหน้าของโปรเจกต์ในทีม โดยระบุว่านี่คือจุดประสงค์หลักของการประชุม
- พนักงาน 55% ระบุว่าประสิทธิภาพการทำงานของตนดีขึ้นเพราะการประชุมที่เข้าร่วม
- พนักงาน 64% รู้สึกว่าการเห็นหน้าและได้ยินเสียงเพื่อนร่วมงานผ่านวิดีโอคอลระหว่างทำงานทางไกล ช่วยให้ไว้วางใจทีมได้ง่ายขึ้น
- ระหว่างการประชุมเสมือนที่มีผู้เข้าร่วมตั้งแต่สองคนขึ้นไป พนักงาน 52% รายงานว่าตนเองทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- กลุ่ม Gen Z และ Millennials รายงานว่ารู้สึกถูกกันออกจากการประชุมออนไลน์บ่อยกว่ากลุ่ม Gen X และ Baby Boomer ถึง 2-3 เท่า
3. สถิติเครื่องมือและเทคโนโลยีการประชุม
เครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการประชุมได้ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็วและยืดหยุ่นในปัจจุบัน ตัวเลขเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือและเทคโนโลยีต่างๆ ถูกนำมาใช้และส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร
- การสำรวจผู้ใหญ่วัยทำงานทั่วโลกเมื่อเดือนมีนาคม 2021 พบว่า 46% ของผู้ตอบแบบสอบถามใช้ Zoom เป็นประจำทั้งเพื่อเรื่องส่วนตัวและเรื่องงาน
- พนักงาน 54% ต้องการสรุปหลังประชุมพร้อม Action Item แต่มีเพียง 39% เท่านั้นที่ได้รับจริง
- ในปี 2024 Zoom เป็นซอฟต์แวร์วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อันดับหนึ่ง ด้วยส่วนแบ่งตลาดประมาณ 55%
- ในปี 2022 Zoom เป็นแอปวิดีโอคอลที่ได้รับความนิยมสูงสุดใน 80 ประเทศ (คิดเป็น 66% ของประเทศที่วิเคราะห์) รวมถึงออสเตรเลีย แคนาดา สหรัฐอเมริกา และสหราชอาณาจักร
- มีเพียง 37% ของการประชุมในที่ทำงานเท่านั้นที่ใช้ Agenda อย่างจริงจัง
- พนักงาน 59% บอกว่าการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าจะแบบเสมือนหรือต่อหน้า ช่วยเติมพลังให้ตนเอง
- ผู้เชี่ยวชาญในภาคไม่แสวงหากำไร ภาครัฐ และสมาคมต่างๆ 48% ตั้งใจจะเพิ่มงบลงทุนด้านเทคโนโลยีการประชุม
- กลุ่ม Millennials เป็นกลุ่มที่มีแนวโน้มใช้เครื่องมือ AI จดบันทึกหรือถอดเสียงอัตโนมัติมากที่สุด ที่สัดส่วน 32%
- พนักงาน 30% ลังเลที่จะเข้าประชุมจากห้องประชุม เนื่องจากไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีในห้อง โดยเลือกใช้แล็ปท็อปของตัวเองแทน
4. เวลาที่ใช้ไปกับการประชุม
การทำงานทางไกลและแบบไฮบริดยังคงเป็นตัวกำหนดวิธีการประชุม การเข้าใจว่าพนักงานใช้เวลากับการประชุมมากแค่ไหนจึงสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพและสมดุลชีวิตการทำงาน
- ผู้บริหารที่ทำงานทางไกลกว่าครึ่งใช้เวลาสามชั่วโมงขึ้นไปต่อวันกับอีเมล (56%) และการประชุมเสมือน (52%)
- พนักงานทั่วไปใช้เวลาเฉลี่ย 392 ชั่วโมงต่อปีในการประชุม ซึ่งเป็นการลงทุนเวลาที่มีนัยสำคัญต่อองค์กร
- พนักงานที่มีตารางประชุมเกิน 10 หรือ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ มีความเสี่ยงด้านประสิทธิภาพการทำงานลดลงและความเครียดเพิ่มขึ้น เนื่องจากมีเวลาโฟกัสงานลดลง
- คนทำงาน 80% ที่สำรวจเชื่อว่าการประชุมส่วนใหญ่ของตนสามารถทำให้เสร็จได้ในเวลาครึ่งเดียว
- เมื่อเวลาประชุมต่อวันเกินสองชั่วโมง พนักงานส่วนใหญ่ไม่ว่าจะอยู่ระดับใด มองว่ามากเกินไป
- พนักงานออฟฟิศประมาณ 10% โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเข้าทำงานหรืออายุต่ำกว่า 30 ปี รู้สึกว่ามีการประชุมน้อยเกินไป ซึ่งสัมพันธ์กับความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมและประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำลง
5. สถิติการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถบั่นทอนเวลาและทรัพยากรอันมีค่า นำไปสู่ความหงุดหงิดและขวัญกำลังใจของพนักงานที่ลดลง ตัวเลขเหล่านี้แสดงให้เห็นผลกระทบเชิงลบของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพต่อประสิทธิภาพการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และต้นทุน
- ผู้บริหาร 37% บอกว่าเข้าร่วมประชุมหรือแชทที่ไม่มีผลลัพธ์ชัดเจนหรือไม่ได้แก้ปัญหาอะไร
- การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพสร้างความเสียหายให้ผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ เป็นมูลค่าประมาณ 259,000 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปี
- ในทุกช่วงวัยของพนักงาน 35% ของการประชุมถูกมองว่าไม่มีประสิทธิภาพ
- การประชุมที่เปิดรับไอเดียใหม่ถูกมองว่าไม่มีประสิทธิภาพเพียง 23% ของครั้ง เทียบกับ 66% เมื่อไอเดียใหม่ไม่ได้รับการสนับสนุน
- เมื่อการประชุมถูกยกเลิก ผู้บริหาร 26% ใช้เวลานั้นโฟกัสกับโปรเจกต์ ขณะที่ 23% ใช้เวลาจัดการงานเอกสาร
6. Zoom ช่วยเตรียมพร้อมสำหรับยุคการประชุมสมัยใหม่ได้อย่างไร
ZoomMate เพื่อนร่วมงาน AI ของคุณ มาพร้อมความสามารถ Agentic AI ที่ช่วยจัดการงานตั้งแต่นัดหมายประชุม ไปจนถึงร่างอีเมลและเอกสาร ด้วยการเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อทั้งใน Zoom และแอปที่เชื่อมโยงอย่าง Gmail และ Microsoft Outlook ZoomMate ช่วยให้คุณติดตามงานได้ง่ายขึ้น เพิ่มการทำงานร่วมกันของทีม และป้องกันไม่ให้งานหลุดมือไป
คุณยังบอกลาความยุ่งยากด้านเทคโนโลยีในห้องประชุมได้ด้วย Zoom Rooms ที่ทำให้การประชุมง่ายขึ้นด้วยการเข้าร่วมด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว การแชร์หน้าจอไร้สายที่ไร้รอยต่อ และการรองรับการทำงานแบบไฮบริด ทำให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างสบายใจในพื้นที่ประชุมทุกรูปแบบ
สรุป: ตัวเลขที่ชี้ให้เห็นว่าถึงเวลาปรับปรุงการประชุมแล้ว
สถิติทั้ง 34 ข้อนี้ชี้ให้เห็นชัดเจนว่าการประชุมยังคงมีช่องว่างขนาดใหญ่ระหว่างสิ่งที่พนักงานต้องการกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ตั้งแต่การขาด Agenda ที่ชัดเจน ไปจนถึงการไม่ได้รับสรุปหลังประชุม การนำเครื่องมือ AI และเทคโนโลยีที่เหมาะสมเข้ามาช่วย สามารถลดต้นทุนแอบแฝงของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้ทุกการประชุมสร้างมูลค่าได้จริงมากขึ้น
สรุปสั้นๆ:
“ตัวเลขไม่โกหก การประชุมที่ดีไม่ได้วัดที่จำนวนชั่วโมง แต่วัดที่ผลลัพธ์ที่ชัดเจนและติดตามได้จริง”
บทความนี้เรียบเรียงและแปลโดย NexviaTech จากบทความต้นฉบับภาษาอังกฤษของ Zoom เรื่อง “34 meeting statistics for better time management in 2025” อ่านต้นฉบับได้ที่ https://www.zoom.com/en/blog/meeting-statistics/